Manual de Gestión Convenios y Proyectos

Manual de Gestión Convenios y Proyectos

Introducción

El manual de gestión se ha pensado como una herramienta de apoyo al gestor y/o responsable del proyecto a Nivel local, zonal o Nacional, pues permite ver paso a paso como ponerlo en marcha y como asegurar el logro de los objetivos propuestos, con calidad y con seguridad de obtener reconocimiento de gestión, de intervención social y de Sostenibilidad de los programas.El manual esta escrito a partir de la mesa técnica, recorriendo el proceso que en ella se desarrolla, seguido de las acciones y soportes que el responsable o gestor del convenio adelanta, antes del aval de la mesa técnica y después del aval, hasta finalizar el convenio.Como la Mesa Técnica ha sido también un espacio de reflexión y de toma de decisiones frente a las diferentes posibilidades que se presentan a nivel local, zonal y nacional, se incluyen las líneas de Acción de la Vicerrectoría de Desarrollo Regional y Proyección Comunitaria.

Por otra parte, se incluye:
Reglamentación de SIDERPCO, Resolución 2421/07
Ficha técnica de registro de convenios,
Acta de aprobación de SIDERPCO local y/o zonal y
Ficha de seguimiento a convenios y proyectos
Formularios SNIES y SUE.

Los modelos de convenio, de actas de inicio y liquidación y de reuniones en general, de presentación de informes y de ejecución presupuestal, corresponden a los formatos determinados en la Oficina de Gestión de la Calidad de la UNAD.

I. Mesa Técnica

A. Que es?

Es un espacio administrativo representativo de la alta dirección de la Universidad que vincula los diferentes estamentos y niveles de la organización, para facilitar, agilizar y apoyar la concertación, el desarrollo y la obtención de los objetivos propuestos en los proyectos gestionados a nivel local, regional y Nacional.

B. Cual es el soporte legal?

La Resolución No, 2421 del 17 de diciembre de 2007, da cuenta de la existencia de SIDERPCO, sus proyecciones y propósitos y por lo tanto legaliza los procesos que se desarrollan a nivel local, regional y nacional.

C. Para que sirve?

Como orientadora de la gestión, guardando lineamientos que protegen el desarrollo del proyecto, el cual corresponde a la misión de la Universidad en cualquiera de los campos en los que se concreten dichos programas y proyectos.

D. Cómo nos vinculamos a la Mesa Técnica?

Toda la comunidad académica y administrativa hace parte de la Mesa Técnica, en la medida que remita proyectos para el aval nacional correspondiente y que benefician con seguridad el CEAD o zona a la cual pertenezcan, en los niveles:

Local:Gestionando contactos y acciones que conduzcan a la prestación de:

Servicios especializados (Artículo 5 de la Resolución 2421/07) de la UNAD a las comunidades locales y regionales tales como:

• Consultorías y Asesorías.
• Interventorías.
• Valoración de Programas y Políticas.
• Conceptos.

Servicios al público (Artículo 6 de la Resolución 2421/07) de carácter educativo:

• Diplomados.
• Cursos libres.
• Eventos: como: seminarios, talleres, conferencias, congresos, simposios, debates, ponencias, conversatorios, foros, encuentros, exposiciones y otros similares.

Zonal:

A través de la presentación al Comité zonal de SIDERPCO, de los proyectos locales para su aval correspondiente

Nacional:

Además de presentar el proyecto para recibir el aval correspondiente, proyectar la acción local y regional, mediante desarrollo y resultados de impacto social, al igual que hacer parte del Banco de buenas prácticas de la UNAD.

E. Cómo opera?

La mesa técnica tiene un proceso específico que a continuación se presenta para conocimiento de toda la comunidad Unadista. Ver Flujograma del proceso.

1. Registro previo del convenio en el aplicativo que identifica datos útiles tanto para el responsable del mismo, como para la Mesa técnica y el área de seguimiento de convenios.
2. Remisión del convenio en el formato establecido, el cual facilita la preparación del texto del convenio.
3. Adjuntar en esa remisión los siguientes documentos que hacen parte del convenio y tener en cuenta el Artículo 10 - Elementos mínimos para la presentación de programas o proyectos de proyección social y extensión universitaria (Resolución 2421/07) para su legalización y/o estudio:

1. Texto del convenio en el formato correspondiente,
2. Línea de acción de Proyección Social en la cual se enmarca.
3. Interventor y / o supervisor de cada una de las entidades.
4. Presupuesto.
5. Estudio de costo – beneficio,
6. Acta de aval de SIDERPCO local o zonal.
7. Cronograma General o por semanas del desarrollo del convenio.
8. Soportes de la entidad con la cual se va a firmar convenio:· Representación legal· Cédula del representante legal· Certificado de cámara de comercio no mayor de 30 días.
9. CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestal de la contraparte ) para atender el convenio.
   
   

4. El punto focal de cada una de las zonas, revisa y estudia el proyecto y emite un concepto sobre el particular, no sin antes, si es el caso, haber solicitado ampliación o documento sobre el convenio remitido, para clarificar alguna parte o aspecto que lo requiera.
5. La Oficina jurídica (Contratación) estudia el convenio y emite concepto o solicita ajustes que presentará en la sesión de la Mesa Técnica.
6. Estudiado el convenio en Mesa Técnica, esta realiza dos acciones:· Avala el convenio, lo remite a contratación para su procesamiento y solicita el respectivo CDP para atender el convenio a la gerencia Administrativa y Financiera, o,· Determina ajustes, los cuales son comunicados a la Zona o CEAD interesado a través de la secretaría de la Mesa en forma inmediata y para que en la región se proceda de la misma manera.